1. Введение.

 1.1. Зарегистрировав организацию в налоговой инспекции своего региона и получив Лист Записи с указанием видов деятельности по ОКВЭД с кодами, соответствующими деятельности, связанной с оборотом драгоценных металлов, организация обязана в срок не позднее 30-ти календарных дней от даты регистрации подать заявление о постановке на специальный учет в любую территориальную инспекцию пробирного надзора.

Сколько времени у вас уйдет на получение Уведомления о постановке вашей организации на специальный учет будет зависеть от вашего умения и знаний как правильно оформить Заявление и Карту постановки на специальный учет. Этот срок никем не регламентирован, но до тех пор пока вы не получите Уведомления, о деятельности, связанной с оборотом драгоценных металлов, ваша организация производить какие-либо действия с драгоценными металлами не имеет права.

 1.2. Параллельно с постановкой на специальный учет, вам необходимо также начать действия по приобретению усиленной электронной подписи для личного кабинета Росфинмониторинга, приобретению программы Крипто-Про, необходимой редакции. Этими вопросами занимаются разного рода удостоверяющие центры, которые вы легко найдете в интернете или по рекомендациям своих знакомых. А затем обратиться с заявлением в Росфинмониторинг о подключении вашего предприятия к Личному кабинету Росфинмониторинга.

 1.3. Решив две не очень сложных задачи, описанных в первых двух пунктах настоящей инструкции, вы должны быть готовы к тому, что даже если вы не будете заниматься своей основной деятельностью, связанной с оборотом драгоценных металлов, вас ждет  колоссальный объем работ по организации и управлению документооборотом в сфере финансового мониторинга. Если вы полагаете, что можно будет отправлять нулевые отчеты как в налоговую инспекцию, вы глубоко ошибаетесь. Здесь придется работать по полной программе. Нулевых отчетов в Росфинмониторинг не существует, даже при полном отсутствии основной деятельности.

 1.4. Первое с чего вам, как руководителю предприятия надо начать работу – это с издания ряда основополагающих приказов по организации документооборота.

2. Первоочередные приказы.

Приказ №1 – назначение «специального должностного лица».  Именно так именуется сотрудник, осуществляющий на предприятии все мероприятия, связанные с документооборотом в сфере финансового мониторинга. Кого назначить «специальным должностным лицом»?  Вариантов несколько:

- Вы назначаете одного из сотрудников предприятия «специальным должностным лицом» и тогда он реально выполняет всю работу по документообороту и несет ответственность за правильность ее выполнения, но вы, как директор, также подписываете все приказы по предприятию в части финансового мониторинга, которые готовит «специальное должностное лицо» и несете ответственность за правильность организации этой работы. Назначая сотрудника «специальным должностным лицом», вы должны оценить возможность назначения сотрудника на эту должность, исходя из перечня требований, которые предъявляются к «специальному должностному лицу». В ООО таким сотрудником может быть только человек с высшим юридическим или экономическим образованием, без судимости. У ИП таким сотрудником может быть сам ИП, в этом случае высшее юридическое или экономическое образование ему не нужно.

- Вы как руководитель предприятия возлагаете обязанности «специального должностного лица» на себя. При этом фактическую работу может выполнять один из сотрудников предприятия, но все документы подписываете вы и ответственность за организацию работ по ПОД/ФТ также несете Вы. Возлагая на себя обязанности «специального должностного лица» вы также должны учитывать требования к «специальному должностному лицу». Если у вас нет соответствующего образования, то вы не можете выполнять обязанности «специального должностного лица», но если у вас есть стаж руководящей работы не менее трех лет, то это заменяет отсутствие образования, и вы можете возложить обязанности «специального должностного лица»на себя.

- Если первые два варианта не позволяют найти сотрудника, соответствующего требованиям, предъявляемым к «специальному должностному лицу» из числа сотрудников предприятия, вам ничего не остается делать, как приять на работу специалиста, соответствующего критериям закона.

Образец приказа можно посмотреть здесь.

После назначения «специального должностного лица» все документы и всю работу выполняет «специальное должностное лицо», а также сотрудники предприятия, которым в той или иной мере придется либо самостоятельно выполнять некоторые обязанности по документообороту в сфере финансового мониторинга, либо предоставлять необходимую информацию «специальному должностному лицу» для оформления того или иного документа. Поэтому далее по тексту я не буду уточнять, кто готовит документы, за исключением особых случаев, если таковые появятся в ходе рассмотрения вопроса о документообороте.

• кого бы вы не назначили специальным должностным лицом, этот сотрудник, до назначения на должность, должен пройти целевой инструктаж. Это можно сделать в одном из аккредитованных при Учебном центре Росфинмониторинга учебных заведениях или коммерческих организациях, и получившим право проводить обучение в области ПОД/ФТ с выдачей сертификатов о прохождении обучения в части ПОД/ФТ.

Как видим имеется замкнутый круг: СДЛ должен быть, а назначить его нельзя до прохождения обучения. Поэтому рекомендуется в течении 30-ти календарных дней решить все задачи связанные с организационными вопросами в части постановки на спецучет, в получении электронной подписи и регистрации личного кабинета. В приказе о назначении СДЛ если сотрудник не прошел обучение можно написать условие, при котором он вступает в права полностью.

Приказ №2 – Определение Перечня сотрудников организации, имеющих право доступа к личному кабинету Росфинмониторинга, который вы зарегистрировали.  Такой приказ можно издавать в любое время когда идет работа по оформлению личного кабинета. Образец Приказа можно посмотреть здесь.

Приказ №3 – Утверждение Перечня работников организации, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.

По мере приема и увольнения сотрудников организации Приказ №3 дополняется или урезается.

Согласно приказу от 00.00.00 №203 Росфинмониторинга обучение должны проходить:

а) руководитель организации;

б) руководитель филиала организации;

в) заместитель руководителя организации (филиала), в соответствии с должностными обязанностями курирующий вопросы организации и осуществления внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

г) специальное должностное лицо организации (филиала), ответственное за соблюдение правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма и программ его осуществления (далее - специальное должностное лицо);

д) главный бухгалтер (бухгалтер) организации (филиала), при наличии должности в штате организации или филиала, либо сотрудник, осуществляющий функции по ведению бухгалтерского учета;

е) руководитель юридического подразделения организации (филиала) либо юрист организации (при наличии);

ж) сотрудники службы внутреннего контроля организации (филиала), при наличии;

з) иные сотрудники организации (филиала) по усмотрению руководителя организации и с учетом особенностей деятельности организации (филиала) и ее клиентов.

Приказ №3-1 – Утверждение«Программы подготовки и обучения сотрудников Общества в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Данную программу необходимо утверждать при создании предприятия и вначале каждого календарного года. Обучение сотрудников организации – состоит из следующих видов инструктажей:

- Вводный инструктаж – производится с каждым сотрудником организации, если его должность  и работа поименованы  в «Программе подготовки и обучения сотрудников Общества в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Суть вводного инструктажа состоит в ознакомлении сотрудника, принятого на работу с документооборотом по ПОД/ФТ в организации, распределение обязанностей между сотрудниками и его место в общей структуре ПОД/ФТ в организации.

- Дополнительный инструктаж – проводится с каждым сотрудником организации, как и вводный инструктаж. Темы для проведения дополнительных инструктажей и их даты необходимо отслеживать на сайтах учебных центров, которые оказывают услуги по организации ПОД/ФТ в организациях. Самостоятельно отследить эти темы и даты возможно лишь при наличии в штате организации очень грамотного юриста.

- Целевой инструктаж и повышение уровня знаний – данные инструктажи проводятся в учебных центрах, аккредитованных при учебном центре Росфинмониторинга, дающие им право осуществлять обучение сотрудников сторонних организаций законодательству в области ПОД/ФТ с выдачей сертификата о прохождении такого обучения. Целевой инструктаж проводится однократно, повышение уровня знаний – не реже 1 раза в 3 года (рекомендуется 1 раз в год). Оригиналы сертификатов о прохождении обучения могут храниться у сотрудников, так как они действуют в течении з-х лет. И если сотрудник от вас уволился, то на новой работе он может предъявить данный сертификат как действующий документ, освобождающий организацию о необходимости направления данного сотрудника на целевой инструктаж. Естественно решение о направлении данного сотрудника на повышение уровня знаний принимает руководство нового предприятия.

        Копии сертификатов сотрудников предприятия хранятся либо в отдельной папке, либо в личных делах сотрудников.

       Согласно требованиям Росфинмониторинга документы, свидетельствующие о прохождении сотрудником обучения по ПОД/ФТ, приобщаются к личному делу сотрудника. В большинстве случаев это не проверяется, тем не менее, так как журналы прохождения обучения вложить в личное дело сотрудника невозможно, рекомендуется создать документы «В личное дело» и вложить их в личные дела сотрудников. 

       Необходимо следить за сроками действия сертификатов и не допускать просрочек их действия.

      Проведение вводного и дополнительного инструктажей с сотрудниками организации осуществляет специальное должностное лицо и фиксируется в журналах Вводного и Дополнительного инструктажей. Рекомендуется оформлять журналы в виде отдельных листов с тематикой и датой. В конце года можно их сброшюровать в отдельную книгу и положить в архив года.

Приказ №4 – Разработать Правила внутреннего контроля.

Срок разработки правил 30 календарных дней от даты вступления в силу какого-либо нового нормативного документа в сфере ПОД/ФТ или изменения действующего документа, который требует внесения изменений в ПВК.

       На разработку Первой редакции ПВК организации также дается 30 календарных дней, но вот от какой даты отсчитывать эти 30 дней однозначного ответа нет:

1. От даты регистрации предприятия.
2. От даты получения Уведомления о постановке на спецучет.
3. От даты подачи заявления о постановке на спецучет.
4. От даты издания приказа о разработке ПВК.

Разные эксперты придерживаются разных мнений.

Приказ №5  - 

5.1.Утвердить новую редакцию Правил внутреннего контроля(ПВК) в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма организации.

1. Установить перечень работников организации, обязанных изучить Правила внутреннего контроля и письменно подтвердить факт ознакомления с ними.

В этот перечень рекомендуется внести практически всех сотрудников организации.

        Для фиксации того, что сотрудник прошел обучение создается специальный лист учета лиц, ознакомившихся с ПВК.

       Приказы №5-хх издаются в день утверждения новой редакции ПВК.

       Утвержденные Правила внутреннего контроля при каждом их обновлении загружаются организацией на сайт Росфинмониторинга через Личный кабинет.